”Det er tidsbesparende, og så har du overblik over dine svende og deres forbrug af materialer og timer. Lynhurtigt.” Det siger Kim Rohrberg, indehaver af Sørby VVS & El-Service. Virksomheden bruger dagligt planlægningsværktøjet Smartday.
”Hele vores dagligdag er bundet op på Smartday. Vi bruger det både til booking og planlægning, ordrehåndtering og kvalitetssikring,” fortæller Kim Rohrberg, der ud over de gængse VVS-opgaver også tilbyder service på bl.a. gaskedler og oliefyr for OK. I januar 2020 overtog han Slagelse El-service, og virksomheden skiftede navn til Sørby VVS & El-Service.
Håndværkere drukner i papir
Kim Rohrberg fortæller, at Smartday har gjort hverdagen nemmere for både svendene i marken og ikke mindst for medarbejderne på kontoret.
”Det er tidsbesparende ad helvede til – og så er det jo ikke på kontoret, du tjener dine penge. Det er ude i marken,” siger Kim Rohrberg og giver et eksempel:
”Min elektriker – ham jeg købte EL-forretningen af – han havde inden da siddet hver aften og tidligt om morgenen og fundet følgesedler frem og skrevet varenumre ind i sine bogføringssystemer. Ham har vi fået ganske langsomt over på Smartday, og han siger i dag: Puh, det er noget nemmere end det system, jeg havde. Det jeg brugte alt min tid på, det var det, jeg gik død i, da jeg var selvstændig. Så han har været glad for det. Det er klart tidsbesparende,” siger Kim Rohrberg.
Svendene kom rigtigt fra start
Svendene hos Sørby VVS & El-Service bruger alle Smartday som et vigtigt dagligt redskab. Ikke at de elskede det fra starten. Alt nyt er svært. Derfor samlede Kim Rohrberg sine folk til en undervisningsdag med morgenbrød og god stemning. Og en underviser fra GSGroup.
”Jeg kan anbefale, hvis man skal have Smartday, at købe en god undervisning. Så kommer man rigtigt fra start. Det er vigtigt, at medarbejderne er indstillet på det for at få succes. Og man skal forklare sine folk, hvorfor man indfører systemet. Man skal sige til svendene: Det her er et stykke værktøj, der gør jeres hverdag nemmere,” mener Kim Rohrberg.
Når nye medarbejdere kommer til, har nogle af dem dårlige erfaringer med digitale systemer, eller kun erfaringer med papir og blyant. Som en ny svend, der blev ansat:
”Hold kæft det er nemt”
”Jeg sagde til ham: Prøv nu at høre her, det er sådan, det foregår hos os. Og du er nødt til at bruge det. Så må du bruge en måned på at lære det. Han har problemer med at læse og skrive. Så han var nervøs for det. Men da jeg først havde fortalt ham, hvordan han kunne bruge det - også til at finde vej ud til kunden med et enkelt tryk på ordren, frem for at skulle skrive adressen ind i gps’en - sagde han:
”Hold kæft, det er nemt.”
”Ja, det har du ret i.”
Så på den måde har det været rigtigt godt for ham. Han er nok en af de bedre, vi har i dag til at bruge Smartday fuldt ud. Han får udfyldt sine ting: Kvalitetssikring og timeregistrering og det hele.”
Styr på opgaverne, timerne og stumperne
Hvad vil du sige en kollega, en VVS-mester, der overvejer at udskifte papir og blyant med et digitalt system som Smartday?
”Jeg vil sige til ham, at hans hverdag vil blive nemmere. Hvis det nu er en mester, der selv er på kontoret og har en 3-4 tømrersvende, der farer rundt ude i landet og banker brædder op. Hvis han selv skal sørge for at holde styr på deres papirer, så ville jeg sige til ham, at han kan spare flere timer på sit kontorarbejde, ved at de kommer på Smartday: Han får styr på materialerne, han får styr på timerne. Og han kan se, hvornår de er færdige med opgaven. Man sparer masser af kontortid og spekulationer over, om folk nu får lavet tingene, får de skrevet stumperne ind? Alle de ting, der kan mangle, hvis man skal skrive det med blyant på papir.”
Dokumentation og kvalitetssikring
Også arbejdet med at kvalitetssikre og dokumentere bliver nemmere med Smartday.
”I dag skal alt, du laver, dokumenteres. Lige meget om du borer i en væg eller graver et hul. Jeg laver kvalitetssikring på de anlæg, vi laver. Før i tiden lagde jeg selv billederne over i Word. I dag kommer billederne automatisk ind, og så er det bare at trykke på Send Rapport. Hvor jeg før brugte et kvarter på en rapport, tager det nu kun tre minutter. Det sparer tid og penge. Det er helt genialt for især små mestre, der ikke har så meget tid til at sidde på et kontor,” siger Kim Rohrberg.
