Hos Alex Slamsugning i Vig har hurtigere og mere korrekt fakturering styrket likviditeten, efter at virksomheden indførte den mobile ordrehåndteringsløsning Smartday. Systemet har samtidig gjort arbejdet nemmere for både kontorpersonalet og chaufførerne, der alle oplever et bedre overblik i hverdagen.
Telefonerne ringede konstant hos Alex Slamsugning. Hvis det ikke var kunder, så var det chauffører, der ringede hjem for at høre, hvor de nu skulle hen.
”Og når man får 25-30 opkald om dagen fra kunder plus opkaldene fra chaufførerne, så forsvinder det overblik, man har brug for i sin hverdag. Så vi blev enige om, at nu var tiden kommet til, at vi skulle videre og få effektiviseret,” fortæller Sarah Munch Berdakewitsch, der styrer kontoret hos Alex Slamsugning.
Virksomheden holder til på en landejendom uden for Vig, hvor den gamle stald er omdannet til kontor. Herfra har Sarah Munch Berdakewitsch sammen med kontordamen Lisette styr på kunderne og de fem mand i marken. Chaufførerne har tilsammen over 5000 opgaver hvert år, og de betjener både virksomheder og private over hele Odsherred. Især om sommeren er der travlt. Her tidobles indbyggertallet i det store sommerhusområde, og efterspørgslen på tømning af sommerhusenes septiktanke vokser tilsvarende.
Fra papirgange til Smartday
De mange opgaver blev indtil for nylig håndteret på papir, men efterhånden som virksomheden voksede og flere kunder kom til, så røg overblikket.
”Tiden var løbet fra os i forhold til, hvor mange kunder, vi har. Og vi søgte efter værktøjer, der kunne hjælpe os i en travl hverdag,” fortæller Sarah Munch Berdakewitsch.
Valget faldt på ordrehåndteringssystemet Smartday fra GSGroup. Og det har skabt overblik over opgaverne – lige fra kunden ringer med sin bestilling til fakturaen er sendt.
”Når kunden ringer ind, så slår vi op, om det er en eksisterende kunde. Hvis det ikke er, så opretter vi kunden i systemet. Forinden har vi tjekket i Smartday: Hvornår har vi tid til at komme ud? Så opretter vi opgaven og lægger ind på den pågældende bil,” fortæller Sarah Munch Berdakewitsch.
Nemmere planlægning af biler
Smartday har givet et bedre overblik for både kontor og chauffører. Tidligere ringede chaufførerne ind, når de var blevet færdig med en opgave, for at høre, hvor de nu skulle hen. I dag kan de se deres dagsplaner i Smartday-appen på telefonen.
”Det har lettet arbejdet på kontoret. Hvis det er fire biler, der i gennemsnit har ti opgaver om dagen, så er det rigtig mange opkald. Det går ikke. Man mister overblikket. Smartday har gjort, at chaufførerne nu kan klare sig selv,” fortæller Sarah Munch Berdakewitsch.
Bedre ruteplanlægning
Det digitale overblik har også betydet, at ruteplanlægningen er blevet mere optimal. Tidligere blev det planlagt på papir. I dag foregår det elektronisk, når opgaverne lægges ind i Smartday.
”Jeg tænker helt klart, at chaufførerne har fået nogle mere effektive ruter, og de krydser ikke hinanden på tværs af Odsherred, som de gjorde før. Så det hele er mere effektivt. Vi sparer nogle kilometer. Og noget tid.”
Slut med at skrive i hånden
For chaufførerne har indførelsen af Smartday også betydet, at de ikke længere skal skrive i hånden. Oplysningerne om kunderne ligger i appen, hvor der også er varelinjer, de kan krydse af. Det betyder, at alle informationer om opgaven altid er opdaterede og samlet ét sted.
”Det har helt klart lettet arbejdet for chaufførerne. De kan indtaste oplysningerne, mens de er på opgaven, når de er ved at være færdige. Det går hurtigere, og oplysningerne bliver mere korrekte. Tidligere fik de måske skrevet det forkerte vejnavn eller husnummer, det sker ikke i dag. Så vi slipper for at sidde herhjemme og rive os selv i håret og spørge: Hvor i alverden har han været henne? Det er også med til at kvalitetssikre arbejdet,” siger Sarah Munch Berdakewitsch.
Slut med papirlapper
”Tidligere kom chaufførerne med alle papirerne om fredagen. Og så kunne vi sidde og lege med papirerne. Der er nok en del kunder og faktureringer, der er røget mellem to stole, fordi vi ikke kunne finde oplysninger på kunderne. Eller fordi chaufførerne har glemt køresedler. Og det kommer vi ikke ud for på samme måde i dag. Alle informationerne på kunden og opgaven er samlet ét sted, og der er ingen sedler, der bliver lagt i en skuffe. Hvis det er på papir, kan det jo blive ødelagt eller forsvinde. Hvor vi før skulle huske alt på papir, er der nu et system, der husker for os. Nu kan vi sende fakturaen dagen efter. Så det har lettet enormt meget. For det har været meget tungt papiradministrativt.”
Bedre cashflow og likviditet
Smartday, der er integreret med økonomisystemet e-conomic, har samtidig givet hurtigere og mere korrekt fakturering.
”Når chaufføren har afsluttet opgaven, kan vi se det i Smartday. Jeg går ind og tjekker, om han har fået de varelinjer på, som giver mening. Hvis alt ser ok ud, så godkender jeg den, og den ryger over til fakturering. Og så er den ude af verden,” siger Sarah Munch Berdakewitsch
”Tidligere kunne der gå op til en måned, før vi fik sendt en faktura. Nogle gange fik vi måske ikke alle kundeinfo med. Vi mistede faktureringer, og så mister man penge. Det har lettet rigtigt meget for kontoret. Fra at skulle sidde og fakturere på alle mulige tider af døgnet, kan vi i dag nå det i vores arbejdstid. Og cashflowet er bare bedre,” fortæller Sarah Munch Berdakewitsch.
Bedre kundeservice
At oplysningerne er aktuelle og korrekte giver også en fordel i dialog med kunderne, hvis de har spørgsmål til deres faktura.
”Det er en fordel, at kunden har opgaven i frisk erindring. Og jeg kan samtidig gå ind og se, hvornår opgaven er startet, og hvornår den er afsluttet. Jeg kan sige til kunden: Han er begyndt lige præcis der og afsluttet den på dette tidspunkt. Så han har været der en time og 45 minutter, så det er ikke helt skævt, det jeg har faktureret dig. Så forstår folk det lidt bedre.”
SMS til kunden
Tidligere var det sådan, at chaufførerne ringede til kunden, inden de kom. Det slipper de for i dag. I stedet får kunden automatisk en sms generet af Smartday.
”Kunden spørger gerne: På hvilket tidspunkt kommer I? Men vi kan ikke give et specifikt tidspunkt, det kan vi ikke i sådan en branche. Så vi tilbyder, at de kan få en sms, når chaufføren plukker opgaven. Og det er i de fleste tilfælde også fint. Folk er generelt glade for den sms, de får. Det er jo også bedre end at skulle være hjemme mellem 8 og 16. Chaufførerne er glade for at de ikke længere skal ringe til kunderne og fortælle, hvornår de kommer.”
Giver overblik over forretning og indtjening på biler
Med digitaliseringen følger også data, som kan analyseres og bruges til at optimere forretningen.
”Vi kan trække tal og statistik over opgaver, og hvordan bilerne bliver brugt. Vi kan trække ud, hvad de enkelte chauffører og biler omsætter for. Det giver et bedre overblik over forretningen – og om opgaverne kan betale sig. Det er noget, jeg gerne vil dykke mere ned i. Det har også en strategisk betydning, når vi skal udvikle forretningen, søge nye markedsområder og foretage investeringer i udstyr.”
God og nem implementering af Smartday
Da Alex Slamsugning skulle i gang med at indføre Smartday, fik de tilknyttet en konsulent fra GSGroup, som hjalp med implementeringen. Samtidig underviste han medarbejderne i det nye system, så overgangen blev så nem som mulig.
”Implementeringen er gået rigtigt godt. Jeg har brugt meget tid på at forberede det hele og være sikker på, at jeg fik det så tæt på, som jeg gerne ville have det. For eksempel at få de rigtige varegrupper med i Smartday. Sådan at vi ikke behøvede at lave alt for mange ændringer, når vi startede op. Og Morten har været rigtig god til at være til rådighed til at hjælpe og guide i forhold til, hvis jeg nu gerne ville have det på en bestemt måde. Det er gledet rigtig godt. Og super undervisning, hvor han har været god og tålmodig over for chaufførerne og mig med alle mine hundreder af spørgsmål og frustrationer. Det har han taklet ret godt. Det har været professionelt,” siger Sarah Munch Berdakewitsch.
